استفاده از یک سیستم نرم‌افزاری که به صورت کاملاً کاربردی، تمامی مراحل یک جلسه، از هماهنگی‌های قبل از تشکیل جلسه (قرار ملاقات ) تا پیگیری‌های نتایج جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در برداشته و مکانیزه نماید، می‌تواند نقش ارزنده‌ای در تسهیل مدیریت جلسات داشته باشد.

سیستم اطلاعاتی مدیریت قرار ملاقات و جلسات CRM ماهان، با نگرشی کاربردی، مدیریت جلسات در سازمان‌ها را آسان می‌نماید و می‌تواند به عنوان یک ابزار کمکی در خدمت مدیران جلسه، شرکت کنندگان و سایر افراد مربوطه باشد

سیستم مدیریت قرارملاقات و جلسات CRM ماهان

– قابلیت تنظیم قرارملاقات مخاطبین (مشتریان و دیگر افراد)
– امکان یادآوری تاریخ قرار ملاقات و دستور جلسه به دعوت شدگان از طریق ارسال پیام کوتاه
– مشاهده همزمان چندین قرارملاقات در زمان های مشخص به منظور انتخاب بهترین زمان جلسه
– امکان تقسیم بندی واحدهای سازمان و جدا سازی قرار ملاقات های مربوط به هر بخش از سازمان
– امکان لغو قرارملاقات و اطلاع رسانی به اعضای جلسه به صورت خودکار

– تبدیل و انتقال اطلاعات قرارملاقات به جلسه
– امکان تقسیم بندی موضوع و هدف جلسات
– ثبت صورتجلسه و همچنین سایر نتایج و تصمیمات جلسه
– ثبت وضعیت حضور‌ اعضاء در جلسات
– امکان ثبت و ضمیمه نمودن انواع فایلهای مربوط به جلسه (اسکن صورت جلسه امضاء شده، فایل صوتی و تصویری و ….)
– ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن
– ارسال مصوبات جلسه برای. مجریان تعیین شده هر فعالیت.
– قابل رویت بودن فعالیت‌های ارجاع شده به هر شخص در لیست پیگیری‌های وی.
– ثبت نتیجه و اقدامات انجام شده برای یک فعالیت ارجاعی.
– امکان رؤیت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده.

امکانات ویژه سیستم مدیریت قرارملاقات و جلسات CRM ماهان

‫استفاده از ماژول پیگیری جهت اطمینان از اجرای مصوبات جلسه
‫ایجاد یک تقویم کاری و برنامه فردی برای هر شخص.
‫جلوگیری از تداخل جلسات و برنامه‌های هر فرد در سازمان.
‫ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای جلسات
‫ایجاد لیست پیگیریهای اقدامات مصوب شده در جلسات
‫استفاده از سیستم پیام رسان جهت هماهنگی تشکیل جلسات
‫استفاده از سیستم پیام‌رسان جهت یادآوری قرارها و جلسات هر فرد.
‫ارسال پیام به کاربران، هنگام پایان مهلت انجام مصوبه.

گزارشات سیستم مدیریت قرارملاقات و جلسات CRM ماهان

همانطور که ذکر شد، این سیستم گزارشات مفیدی از مراحل مختلف اجرای جلسات و مصوبات آن تهیه می‌کند. این گزارشات در انواع گوناگون و با فرمت‌های مختلفی تهیه می‌شوند. نمونه‌ای از این گزارشات عبارتند از:

‫نمودار‪ تعداد‪ جلسات‪ و‪ مصوبات‪ آنها بر اساس واحد تشکیل دهنده جلسه و بازه زمانی تعریف شده
‫گزارش‪ آخرین وضعیت‪ مصوبات
نمودار مصوبات انجام نشده در یک نگاه با توجه به اولویت های انجام کار بر اساس سه رنگ قرمز،زرد، سبز
‫وضعیت‪ فعالیت های‪ واگذار‪ شده‪ به‪ افراد
قرارگیری اکشن پیام کوتاه جهت یادآوری فعالیت های انجام نشده به مسئول انجام کار.

امکانات عمومی سیستم مدیریت قرارملاقات و جلسات CRM ماهان

علاوه برامکانات فوق دو ماژول اطلاعات پایه و مدیریت سیستم تعبیه شده در این سیستم، وظایف عمومی سیستم را انجام می دهند.

ماژول اطلاعات پایه

این ماژول به منظور تسهیل کار کاربران عادی و همچنین حفظ یکپارچگی سیستم، ایجاد شده و حاوی اطلاعات پایه‌ای (همچون تعریف موضوع جلسه –واحد های سازمانی و …) است که در سایر ماژول ها کاربرد دارد.

‫مدیریت سیستم مدیریت قرارملاقات و جلسات CRM ماهان

‫این ماژول وظیفه مدیریت کاربران سیستم را بر عهده دارد. در بخش مدیریت سیستم، مدیر سیستم می­تواند کاربران را تعریف کند و با تعیین منوهای مختلف و فرم­های زیر هر منو، نحوه دسترسی هر فرد را به فرم مورد نظر تعیین کند. اطلاعات واحدها، سمت­ها و پست­های سازمانی نیز در این بخش قابل تعریف است.